Compliance: La Importancia de las Evidencias en el Funcionamiento del Sistema de Gestión de Compliance (CMS)

En compliance, no basta con implementar un sistema de gestión de compliance (CMS) bien diseñado. Es fundamental demostrar que dicho sistema funciona de manera efectiva y cumple con su propósito: prevenir riesgos legales y garantizar el cumplimiento normativo. Para ello, las evidencias del funcionamiento del sistema de compliance son esenciales.

¿Por qué son tan importantes las evidencias en el sistema de compliance?

En España, el cumplimiento de las normativas no solo se basa en tener políticas y procedimientos bien documentados, sino también en probar que estos se implementan y actualizan correctamente. Las evidencias sirven para:

1. Demostrar la efectividad del CMS ante terceros:

   Ya sea ante una inspección, una auditoría o una investigación judicial, las evidencias permiten probar que el sistema de compliance está activo y es eficaz.

2. Eximir o atenuar la responsabilidad penal de la empresa:

   Según el art. 31 bis del CP, las empresas pueden evitar la responsabilidad penal si prueban que su CMS cumple con los estándares legales y se aplica de forma efectiva.

3. Facilitar auditorías internas y externas:
   Las evidencias permiten evaluar la eficacia del CMS y detectar posibles áreas de mejora, ayudando a mantener un sistema actualizado y robusto.

4. Generar confianza entre stakeholders:

   Probar que el CMS funciona refuerza la confianza de inversores, clientes, proveedores y otras partes interesadas en la gestión ética y transparente de la empresa.

¿Qué tipos de evidencias debe generar un CMS?

Un sistema de gestión de compliance bien estructurado debe ser capaz de generar evidencias claras y verificables en las siguientes áreas:

1. Políticas y procedimientos actualizados:
   Documentos que reflejen las políticas de cumplimiento y sus actualizaciones periódicas.

2. Formación y sensibilización de empleados:
   Registros de sesiones formativas, asistencia y evaluaciones para asegurar que los empleados conocen sus obligaciones.

3. Canales de denuncia:
   Evidencias del funcionamiento de los canales de denuncia, incluyendo el registro y tratamiento adecuado de los casos reportados.

4. Auditorías y controles internos:
   Informes de auditorías periódicas que demuestren la revisión y mejora continua del sistema.

5. Gestión de riesgos:
   Identificación y tratamiento de riesgos, con evidencias de medidas implementadas para mitigar posibles incumplimientos.

6. Seguimiento de normativas aplicables:
   Pruebas de que la empresa está al tanto de los cambios legislativos y adapta su CMS en consecuencia.

¿Cómo facilita un CMS la generación de evidencias?

Un sistema informático de gestión de compliance (CMS) es una herramienta clave para documentar, almacenar y gestionar todas las evidencias necesarias.

Beneficios de un CMS para asegurar evidencias de compliance

• Reducción de riesgos legales: Disponer de evidencias robustas puede ser decisivo en procedimientos judiciales o administrativos.

• Ahorro de tiempo y recursos: Un CMS automatiza la gestión de evidencias, permitiendo que los equipos de compliance se centren en tareas estratégicas.

• Mejora continua del sistema: Las evidencias permiten identificar puntos débiles y fortalecer el CMS de forma proactiva.

• Cumplimiento con estándares internacionales: Las empresas que operan en mercados globales necesitan un CMS que genere evidencias compatibles con normativas internacionales, como ISO 37301.

Conclusión

Las evidencias del funcionamiento del sistema de compliance no son un complemento opcional, sino un elemento esencial para garantizar que el CMS cumple con su objetivo. En un entorno empresarial cada vez más regulado, la capacidad de demostrar el cumplimiento efectivo puede marcar la diferencia entre proteger la reputación de la empresa o enfrentar sanciones legales y reputacionales.

Si tu empresa quiere asegurarse de que su CMS no solo funcione, sino que pueda demostrarlo con evidencias claras y verificables, contáctanos. Te ayudaremos a implementar una solución de compliance adaptada a tus necesidades y alineada con los requisitos legales en España.